Asistente ejecutivo y coordinador de oficina
Título del puesto: Asistente ejecutivo y coordinador de oficina
Ubicación: Nosara, Costa Rica
Acerca de Shift Esperanza:
Shift Esperanza es una comunidad inmobiliaria regenerativa pionera en Nosara, Costa Rica, dedicada a la sostenibilidad, la salud y la vida consciente. El proyecto es un desarrollo planificado, multifásico y de uso mixto que abarca 108 acres en uno de los destinos más deseados de América Central. Construido sobre los principios de la permacultura, la comunidad y la tecnología neutra en carbono, Shift Esperanza está diseñado para crear un impacto positivo tanto para las personas como para el planeta.
Shift Esperanza es un proyecto insignia de Blesso Properties, una visionaria empresa inmobiliaria y hotelera fundada en 1998 en Nueva York por Matthew Blesso. Blesso Properties cuenta con una sólida trayectoria en la realización de proyectos creativos y galardonados en Nueva York, Panamá y Costa Rica que han redefinido los estándares de diseño y desarrollo a través de la innovación, la sostenibilidad y el impacto. Sus proyectos han batido récords de precios, han recibido numerosos premios de diseño y han aparecido ampliamente en las principales publicaciones mundiales.
A través de su cartera, que incluye Shift Esperanza, Blesso Properties continúa ampliando los límites del desarrollo inmobiliario sostenible y consciente. En colaboración con Raymond Brealey, que aporta más de 25 años de experiencia en desarrollo en Costa Rica, Shift combina su experiencia global con un profundo conocimiento local. Tras cinco años de cuidadosa planificación, Shift Esperanza se prepara para comenzar las obras, posicionándose como un modelo de inmobiliaria regenerativa que beneficia a los residentes, al medio ambiente y a las comunidades circundantes.
Acerca del puesto:
El asistente ejecutivo es la mano derecha del director de desarrollo. La responsabilidad principal de este puesto es garantizar que su agenda, comunicaciones, reuniones, prioridades y logística fluyan con precisión, eficiencia y profesionalidad.
Además, el puesto desempeña funciones de coordinador de oficina, manteniendo el espacio de trabajo organizado, funcional y preparado para recibir a clientes e inversores.
Este puesto requiere absoluta discreción, gran capacidad de juicio ejecutivo, excelentes habilidades organizativas, comunicación impecable y gran capacidad de anticipación.
Responsabilidades clave:
1. Asistencia ejecutiva (responsabilidad principal del puesto)
Gestionar y optimizar la agenda del director de desarrollo.
Coordinar reuniones internas y externas, confirmaciones y recordatorios.
Asegúrese de que haya tiempos de transición, preparación y seguimiento adecuados para cada compromiso.
Redactar correos electrónicos, documentos, informes y comunicaciones formales.
Mantener una comunicación eficaz con los equipos internos, proveedores, clientes e inversores.
Proteja la información confidencial y maneje todas las comunicaciones entrantes con discreción.
Coordinar los preparativos del viaje: vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios estratégicos.
Preparar materiales para presentaciones, documentos y paquetes ejecutivos.
Realizar un seguimiento de las medidas a tomar, las tareas pendientes y las prioridades asignadas.
Coordinar asuntos personales directamente relacionados con la función ejecutiva.
Proporcionar un apoyo integral que permita al director centrarse en el trabajo estratégico.
2. Coordinación de la oficina (función secundaria pero esencial)
Mantenga la oficina en óptimas condiciones: limpia, organizada y completamente abastecida.
Supervisar el inventario de suministros, consumibles y artículos esenciales.
Coordinar al personal de limpieza y garantizar altos estándares de organización y presentación.
Supervisar el funcionamiento de Internet, impresoras, equipos, mobiliario y herramientas de trabajo.
Coordinar las reparaciones, el mantenimiento básico y el cuidado de las plantas y el jardín.
Asegúrese de que la oficina esté siempre preparada para recibir a inversores y visitantes.
Mantener actualizados los archivos, la documentación, las listas de verificación y las bases de datos.
Preparar informes básicos, realizar un seguimiento de los procesos y proporcionar apoyo administrativo general.
3. Asistencia a inversores, clientes y visitantes
Prepare las salas de reuniones y todos los materiales necesarios antes de cada visita.
Coordinar horarios, bienvenida y logística local.
Apoyar al director de ventas y al director de marketing en la logística de las visitas y los eventos internos.
4. Apoyo a las reuniones y seguimiento
Asistir a las reuniones para tomar notas y redactar las actas.
Hacer un seguimiento de las medidas a tomar, las partes responsables y los plazos.
5. Ética, profesionalidad y confidencialidad
Mantener absoluta confidencialidad con respecto a la información estratégica, financiera, personal y operativa.
Proteger los documentos físicos, la información digital y la propiedad intelectual del empleador.
Cumplir con las políticas internas, los valores organizativos y las normas éticas.
Utilice el equipo de trabajo de forma responsable (ordenador portátil, sistemas, herramientas).
Cualificaciones requeridas:
2-4 años de experiencia como asistente ejecutivo, gerente de oficina o puesto similar.
Alto nivel de organización, atención al detalle y capacidad para establecer prioridades.
Capacidad para manejar información confidencial y de alto nivel.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Dominio de Google Workspace (Hojas de cálculo, Calendario, Documentos, Disco).
Totalmente bilingüe en español e inglés, con un nivel de inglés entre intermedio y avanzado.
Proactivo, autónomo y capaz de resolver problemas de forma independiente.
Debe poseer autorización legal para trabajar en Costa Rica.
Disponibilidad
Modalidad híbrida: se requiere presencia física durante períodos específicos en Nosara (se proporciona alojamiento), el 50 % del tiempo.
Capacidad para trabajar 5 días a la semana, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
Condiciones del rol
Puesto: Asistente ejecutivo y coordinador de oficina.
Se aplican las cláusulas de confidencialidad, propiedad intelectual y no competencia según lo establecido en el contrato de trabajo.
Responsabilidad por el equipo de trabajo asignado.
Vacaciones según la legislación costarricense + beneficios internos.
Gastos menores / reembolsos sujetos a facturas e informes administrativos.
Lo que ofrecemos:
Alojamiento proporcionado en Nosara durante los periodos presenciales.
Entorno laboral consciente, intencional y centrado en la regeneración.
Exposición directa al liderazgo ejecutivo y a proyectos globales.
Oportunidad de crecimiento dentro de Shift Living.
Salario competitivo basado en la experiencia.
Vacaciones y días festivos remunerados según la legislación laboral de Costa Rica, con días adicionales en función de la antigüedad.
Un entorno de trabajo colaborativo, solidario e internacional.
Con sede en Nosara, trabajando in situ en medio de un entorno natural impresionante y una cultura local vibrante.
Para solicitarlo:
Envíe su currículum y un breve vídeo (de un máximo de 3 minutos) respondiendo a las siguientes preguntas a Raymond Brealey, director de Desarrollo, a rbrealey@shiftliving.com o a través de WhatsApp: +506 6047 8794.
¿Por qué te interesa este puesto?
¿Qué sabes sobre Shift Esperanza y Blesso Properties?
¿Cuál es tu entorno de trabajo ideal?
¿Por qué eres la persona ideal para este puesto?
¿Dónde te ves dentro de cinco años?
Esperamos dar la bienvenida a candidatos apasionados que compartan nuestra visión de un desarrollo sostenible e impactante y que quieran crecer con Shift Esperanza.
